5 Jenis Sistem Penataan Dokumen Kantor

Dalam menjalankan aktivitasnya, suatu perusahaan pasti memiliki berbagai macam jenis dokumen dan data-data penting yang berisi informasi maupun pencatatan penting lainnya. Nah catatan-catatan tersebut yang terbentuk dalam dokumen yang disebut dengan arsip. Tidak sedikit arsip-arsip tersebut juga terdiri dari beberapa versi bahasa yang diterjemahkan menggunakan jasa translator bahasa Inggris.

Mengapa pengarsipan ini penting dilakukan? Hal tersebut karena pengarsipan ini memiliki fungsi dan tujuan yang memudahkan bagi para karyawan maupun semua anggota perusahaan dalam penyimpanan dokumen perusahaan. Selain itu pengarsipan ini juga memiliki tujuan lainnya, apa saja itu simak penjelasannya di bawah ini.

Tujuan Dan Peranan Dilakukan Pengarsipan

Tujuan dilakukan pengarsipan ini adalah untuk memelihara arsip agar selalu terawat dengan baik dan teratur juga terjamin keamanannya. Selanjutnya tujuan yang paling yaitu untuk menghemat waktu dan tenaga saat mencari kembali arsip yang sudah tersimpan cukup lama. Penyimpanan dokumen kantor dengan suatu sistem juga dapat memudahkan Anda saat mencarinya sehingga tidak ada waktu yang terbuang.

Pengarsipan terdiri dari beberapa jenis sistem, Anda juga dapat mengelompokkannya berdasarkan versi bahasa yang digunakan. Dokumen yang telah ditranslate dari jasa translator bahasa Inggris dapat dipisahkan dari aslinya.

Sedangkan untuk peranannya itu sendiri yaitu dapat dijadikan sebagai sumber informasi karena berupa pencatatan mengenai hal-hal yang terjadi pada saat itu atau sebagai sumber dokumentasi juga. Arsip juga memiliki peranan untuk menilik kembali kegiatan yang telah dilakukan sebagai dasar dalam menyusun rencana baru dan tolak ukur saat perusahaan Anda akan mengambil sebuah keputusan sehingga akan mengetahui hal-hal apa saja yang perlu dikembangkan maupun dihindari.

Jenis-Jenis Sistem Penataan Dokumen Kantor

Itulah pentingnya melakukan pengarsipan karena tujuan dan peranannya sangat penting terhadap keberlangsungan perusahaan yang sedang Anda jalankan. Pastinya lingkungan tempat Anda bekerja akan lebih kondusif dan menciptakan tempat kerja yang positif dan baik. Untuk mempermudahnya, pengarsipan ini dilakukan dengan beberapa jenis sistem yang bisa Anda terapkan di perusahaan Anda, apa saja itu simak di bawah ini.

  • Sistem nomor

Jenis sistem yang pertama termasuk ke dalam sistem yang biasa digunakan di banyak perusahaan. Penataan dokumen dengan sistem ini menggunakan penomoran yang terdiri dari 4 macam penomoran yaitu sistem desimal atau disebut dengan sistem nomor menurut Dewey, sistem nomor berdasarkan terminal digit, sistem nomor middle digit dan yang terakhir adalah sistem nomor soundex atau phonetic system.

  • Sistem subjek

Sistem selanjutnya adalah penyimpanan dokumen berdasarkan dari pokok isi surat di dalamnya. Contohnya kumpulan surat masuk dan surat keluar harus dipisahkan untuk mempermudahnya. Atau surat yang ditujukan untuk orang yang berbeda, misalnya untuk pimpinan dan karyawan juga dibedakan.

Atau surat yang telah diterjemahkan ke bahasa Inggris dengan jasa translator bahasa Inggris juga dipisahkan dengan surat yang berbahasa Indonesia.

  • Sistem abjad

Sistem penataan dokumen selanjutnya adalah dengan sistem abjad. Sistem yang satu ini juga merupakan sistem yang cukup banyak digunakan di beberapa perusahaan. Selain itu sistem penataan ini juga dinilai cukup mudah dibandingkan dengan sistem penataan yang lain karena berdasarkan abjad dari nama pengirim atau nama perusahaan dapat Anda kumpulkan menjadi satu.

  • Sistem tanggal

Jenis sistem yang satu ini disimpan berdasarkan tanggal diterimanya sebuah surat atau tanggal dikirimkannya surat tersebut. Jadi surat-surat yang ada di tanggal tersebut baik itu surat masuk maupun surat keluar akan dikumpulkan menjadi satu dan disimpan dalam jenis sistem tanggal atau kronologis.

  • Sistem wilayah

Kemudian untuk jenis sistem yang terakhir dapat Anda simpan berdasarkan pada alamat suatu wilayah baik itu berupa asal surat ini dikirimkan atau dari tujuan wilayah surat ini akan dikirimkan.

Itulah tadi beberapa jenis sistem penataan dokumen di kantor yang perlu Anda ketahui. Hal ini cukup penting bagi Anda yang akan bekerja di suatu perusahaan. Jangan lupa untuk melakukan penerjemahan dokumen atau surat dengan menggunakan jasa translator bahasa Inggris yang terpercaya agar klien percaya dengan perusahaan Anda berdasarkan surat yang dikirimkan.